|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Ystafell Gynadledda 4B- Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Llun, 1 Mehefin 2015 |
|
|||
|
Amser: |
13.30 - 15.00 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (08-15) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc (Cadeirydd) Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Bedwyr Jones, Pennaeth TGCh Elisabeth Jones, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth Ymchwil Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Gwasanaethau'r Comisiwn Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau'r Comisiwn Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaethol Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Ysgrifenyddiaeth: |
|
Liz Jardine
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Gareth Watts, Pennaeth Llywodraethu ac Archwilio Mewnol Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn/Pontio i'r Pumed Cynulliad |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Estynnwyd croeso i Sulafa Thomas, a oedd yn mynychu'r cyfarfod i gyflwyno papur drafft i'r Comisiwn ar bontio i'r Pumed Cynulliad.
Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid).
Nid oedd buddiannau i’w datgan.
2 Cyfathrebu â staff- Anna Daniel
Cytunodd Anna Daniel i ddraftio nodyn cyfathrebu ar gyfer staff.
3 Cofnodion cyfarfod 23 Mawrth 2015
Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Mawrth yn gofnod cywir.
4 Papurau Drafft i'r Comisiwn - pontio i'r Pumed Cynulliad
Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli roi sylwadau ar y papur drafft a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 25 Mehefin. Y pwrpas oedd gwneud penderfyniadau ar faterion yn ymwneud â'r diddymiad, gan gynnwys y defnydd o adnoddau'r Comisiwn ac all-leoli gwasanaethau i Aelodau a'u staff. Roedd y papur hefyd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgyrch ymwybyddiaeth y cyhoedd, a gytunwyd mewn egwyddor yn eu cyfarfod ym mis Ionawr.
Gwnaeth y Bwrdd argymhellion ar y drafft, gan gynnwys y canlynol:
· dylai'r papur nodi'n fwy eglur y swyddogaethau statudol a'r amserlen;
· Atodiad 1 - dylai gynnwys amlinelliad o'r hyn a ddigwyddodd yn y diddymiad diwethaf o ran adnoddau, ond nid oedd yr atodiad ar y sefyllfa gyfreithiol lawn yn angenrheidiol;
· Atodiad 2 - gellir diwygio Pleidleisio 16 fel papur ar wahân gan fod penderfyniadau wedi'u gwneud mewn egwyddor yn barod; ac
· Atodiad 3 - gellir cryfhau'r risgiau a dylid gwahanu'r ystod o opsiynau priodol ar gyfer Aelodau oddi wrth y rhai ar gyfer eu staff.
Bydd trafodaeth ar y gwaith prosiect pontio hefyd yn cymryd lle yn y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar 8 Mehefin. Nodwyd y byddai dangosfwrdd yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli, i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar y cynnydd, y risgiau allweddol a'r materion sy'n ymwneud â phob agwedd o'r prosiect.
Cam i’w gymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i ystyried cynllunio senario ar gyfer cyfnod y diddymiad rhwng Ebrill a Medi, i wneud y defnydd gorau o adnoddau staff, gan gynnwys lle mae rhyng-ddibyniaethau.
5 Adroddiad Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig
Adroddiad Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig
Estynnwyd croeso i Selina Moyo (Cydlynydd Cynllun Gweithredu Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig, Adnoddau Dynol) a Razaque Roap (Cadeirydd y Rhwydwaith Staff BME) i'r cyfarfod i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd ar weithgareddau a chynnydd ar y Cynllun Gweithredu BME ac argymhellion pellach o ganlyniad i'w profiadau.
Cyflwynwyd adroddiad i'r Bwrdd a darparodd Selina drosolwg gan amlygu'r rhwystrau o ran cynyddu amrywiaeth o fewn y gweithlu. Roedd y rheiny'n cynnwys angen am fwy o ymwybyddiaeth, hysbysebu swyddi mewnol yn rheolaidd a hysbysebu swyddi allanol ar lefel cymorth tîm.
Mae'r prosiect yn fan cychwyn ar gyfer gwaith parhaus. Cafwyd rhywfaint o lwyddiant yn ymgysylltu â chymunedau BME a oedd am wybod mwy. Yn fewnol, nid oedd staff BME yn teimlo fod y Cynulliad yn awyddus i ymgysylltu â hwy, nac yn annog eu cynnydd. Fodd bynnag, ers rhoi'r cynllun gweithredu ar waith, mae newid wedi dechrau digwydd.
Gwnaed yr argymhellion a ganlyn:
· Adnoddau Dynol i barhau i weithio ar bolisïau recriwtio i gysylltu'r rhain â'r dyletswyddau cydraddoldeb;
· parhau gydag ymgysylltu allanol; ac
· angen i reolwyr llinell gael mwy o ddealltwriaeth am faterion yn ymwneud ag amrywiaeth.
Rhoddodd Razaque ddiweddariad i'r Bwrdd ar waith y Rhwydwaith Staff BME, a sefydlwyd dwy flynedd yn ôl. Cafodd Dave Tosh ei benodi yn hyrwyddwr gweithgareddau a chynnydd y Cynllun Gweithredu BME. Maent wedi rhwydweithio â sefydliadau eraill i drafod materion cyffredin ac wedi trefnu diwrnod rhwydweithio BME ar 24 Mehefin, a gafodd ei gynnal gan y Cynulliad a'i noddi gan y Llywydd. Y weledigaeth oedd sefydlu Fforwm BME Cymru Gyfan o dan arweiniad y Cynulliad.
1.1 Daeth i'r amlwg fod staff BME yn teimlo diffyg cymhelliant a hyder o ran gofyn am gyfleoedd datblygu, a bod rhwystrau cymdeithasol yn eu hynysu. Roedd yr argymhellion i helpu i oresgyn y materion hynny'n cynnwys:
· dangosyddion perfformiad allweddol sefydliadol a chardiau sgorio i fonitro recriwtio;
· ystyried dyfarniadau cydnabyddiaeth i staff BME er mwyn rhoi hwb i forâl;
· mwy o dryloywder wrth ddethol a recriwtio;
· hyfforddiant amrywiaeth ar gyfer rheolwyr llinell; a
· rhaglenni talent a chofrestrau sgiliau i gydnabod a datblygu sgiliau megis ieithoedd.
Y nod oedd sicrhau bod y Cynulliad yn gyflogwr o ddewis ar gyfer staff BME ac yn esiampl i gyrff eraill yn y sector cyhoeddus. Cytunodd y Bwrdd Rheoli ar y camau canlynol, er mwyn bwrw ymlaen â'r cynllun a gwreiddio arferion yn niwylliant y sefydliad:
· y tîm Cydraddoldeb i weithio gydag Adnoddau Dynol i benderfynu ar rolau;
· opsiynau ar gyfer dyfarniadau a meincnodi i gael eu hystyried; a'r
· tîm Cyfathrebu i weithio gydag Adnoddau Dynol a'r Rhwydwaith i gynnal y ddeialog gyda sefydliadau allanol.
Diolchodd y Bwrdd Rheoli i Selina a Razaque am rannu eu profiadau a'u hargymhellion a'u canmol ar yr adroddiad a gyflwynwyd.
6 Risgiau Corfforaethol
Gwnaeth y Bwrdd ei adolygiad cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol gannodi a oedd unrhyw risgiau wedi dod i'r amlwg ag arwyddocâd corfforaethol.
Cytunodd y Bwrdd i gael gwared ar y risg Parhad Busnes, yn dilyn cynnydd pellach a'r ymarfer parhad llwyddiannus a wnaed ym mis Ebrill. Bydd y risgiau'n parhau i gael eu rheoli drwy'r System Rheoli Parhad Busnes.
Cytunwyd hefyd i gael gwared ar y risg ynghylch defnyddio cyfryngau cymdeithasol oherwydd y rheolaethau a roddwyd ar waith. Bydd y risg yn cael ei reoli ar lefel gwasanaeth.
Hefyd, ystyriodd y Bwrdd y risgiau 'statig' (y rhai a oedd yn wynebu'r Cynulliad bob amser ond sydd angen ffocws tymor hwy). Nodwyd bod angen i'r Bwrdd sicrhau bod gan y risgiau a'r materion statig ddigon o amlygrwydd.
Camau i’w cymryd: Cytunwyd, pan gaiff risgiau corfforaethol eu trafod nesaf, y byddai'n cael ei roi gyntaf ar yr agenda er mwyn caniatáu am adolygiad llawn, gyda ffocws ar lle dylai risgiau gael eu rheoli a beth sy'n cyfrif fel materion.
6 Unrhyw Fusnes Arall
Cynlluniau gwasanaeth - bydd y cynlluniau'n cael eu hadolygu yn y cyfarfod ar 15 Mehefin a dywedodd Dave Tosh wrth y Penaethiaid bod angen mwy o waith ar adnabod dibyniaethau a disgrifiadau risgiau dros gyfnod y cynlluniau.
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 15 Mehefin